Báo cáo thực tập tổng hợp Công ty CP Bạch Đằng

Like để cảm ơn người viết

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên Th.s. Cù Nguyên Giáp, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết báo cáo thực tập.

Em chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang qúy báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty CP Bạch Đằng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công ty. Em xin gửi lời cảm ơn đến các Anh, các Chị tại phòng Marketing đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu.

Cuối cùng, em kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô Chú, Anh Chị trong Công ty cổ phần Bạch Đằng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.   

                           

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ………………………………………….

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT……………………………………………………………..

LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………

Phần 1: Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của công ty  ………..…….1

Quá trình hình thành và phát triển…………………………………………………1

Thông tin chung về công ty Bạch Đằng……………………………………………..1

Ngành nghề kinh doanh……………………………………………………………..1

Mục tiêu kinh doanh………………………………………………………………2

Tình hình hoạt động của công ty 3 năm gần đây ……………………………………3

Đặc điểm về bộ máy tổ chức của công ty…………………………………………4

Cơ cấu tổ chức…………………………………………………………………….4

Nhân lực của công ty……………………………………………………………..6

Giới thiệu website của công ty …………………………..………………………7

Phương hướng cải thiện bộ máy tổ chức trong thời tới…………………………..8

Phần 2: Thực trạng sử dụng hệ thống thông tin và công tác quản trị hệ thống thông tin của công ty……………………………………………………………………………………9

2.1. Thực trạng sử dụng hệ thống thông tin của công ty…………………………………9

Phần cứng………………………………………………………………………………..9

Phần mềm……………………………………………………………………………11

Mạng…………………………………………………………………………………12

Cơ sở dữ liệu……………………………………………………… ………………..13

Con người……………………………………………………………………………14

Công tác quản trị hệ thống thông tin của công ty…………………………………15

Chiến lược phát triển hệ thống ……………………………………………………15

Xây dựng hệ thống thông tin nhằm cải thiện công tác tiếp cận khách hàng…….15

Đào tạo nguồn nhân lực đủ khả năng sử dụng HTTT và sử dụng HTTT hiệụ quả………………………………………………………………………………..16

Phần 3: Nhận xét và kết luận chung về hoạt động của HTTT……………………………17

Nhận xét chung……………………………………………………………………….17

Ưu điểm…………………………………………………………………………..17

Hạn chế……………………………………………………………………………18

Thách thức………………………………………………………………………..18

Những tồn tại và hướng giải quyết ………………………………………………..19

Những tồn tại về công nghệ và hướng giải quyết ………………………………..19

Giải pháp chung cho công ty trong thời gian tới………………………………….19

Hướng đề tài khóa luận……………………………………………………………20

 

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

 

TÊN BẢNG NỘI DUNG
Bảng 1.1 Số liệu về tài chính 3 năm gần đây của công ty
Bảng 1.2 Nguồn nhân lực của công ty
Mô hình Thiết kế phần cứng của công ty
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Bạch Đằng.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hệ thống quản lý dữ liệu

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

 

TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA
HTTT Hệ thống thông tin
SJC Joint Stock Co.
HĐQT Hội đồng quản trị
SXVL & XD Sản xuất vật liệu và xây dựng
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
ĐKKD Đăng kí kinh doanh

 

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, nó giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý thuyết đã học. Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.

Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty CP Bạch Đằng. Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức năng và các đồng nghiệp đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thu thập các số liệu, giúp cho công việc phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng. Vì  vậy đã giúp em hoàn thành tốt quá trình TTTN và hoàn thiện báo cáo tổng hợp của mình.

Bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm có 3 phần:

Phần I : Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Công Ty.

Phần II : Thực trạng sử dụng hệ thống thông tin và công tác quản trị hệ thống thông tin của công ty.

Phần III : Nhận xét và kết luận chung về tình hình sử dụng HTTT.

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên ThS. Cù Nguyên Giáp và các thầy cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Trường Đại học Thương Mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty CP Bạch Đằng. Em xin chân thành cám ơn vì sự giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này.

Phần 1

QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY

1.1. Quá trình hình thành và phát triển

1.1.1. Thông tin chung về công ty Bạch Đằng

       –    Công ty cổ phần Bạch Đằng – tiền thân là Xí nghiệp mộc Bạch Đằng, thuộc Bộ Kiến trúc, được thành lập ngày 28/03/1959, nay là đơn vị thành viên của tổng công ty xây dựng Hà Nội – Bộ Xây dựng.

–     Tên công ty: công ty cổ phần Bạch Đằng

–     Tên tiếng anh: Bach Dang Joint Stock Co.,

–      Mã số thuế: 0101375622

–     Địa chỉ:

Trụ sở chính: Ngõ 44, Hàm Tử Quan, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Điện thoại: (+84.4)3825 6732/(+84.4)3825 6805

Fax: (+84.4)3824 1073

Website: bachdangjsc.vn

1.1.2. Ngành nghề kinh doanh

Công ty hoạt động theo giấy phép kinh doanh số: 0103001731, đăng ký lần đầu ngày 26 tháng 12 năm 2002, đăng ký thay đổi lần thứ 1 ngày 13/10/2004 và đăng ký thay đổi lần thứ 2 ngày 14/08/2007 tại Sở kế hoạch và đầu tư thành phố Hà Nội (Chuyển đổi từ Công ty xây dựng và trang trí nội thất Bạch Đằng, có ĐKKD số 108051, cấp ngày 19/04/1993). Năng lực hành nghề xây dựng theo quyết định số: 1694/QĐ-BXD ngày 19/12/2002 và 1712/QĐ-BXD ngày 27/12/2002 với các chức năng như sau: Công ty tập trung xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật đô thị, cấp thoát nước, giao thông bưu điện, xây dựng các công trình thuỷ lợi, thuỷ điện. Bên cạnh đó, Bạch Đằng JSC sẽ tư vấn đầu tư, thực hiện các dự án đầu tư; thuê và cho thuê văn phòng, kho, bãi. Ngoài ra, công ty luôn tăng cường khai thác, mua bán, chế biến than và các loại nhiên liệu rắn khác; mua bán máy móc, thiết bị vật tư, linh kiện, phụ kiện phục vụ nghành xây dựng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thủy lợi. Không chỉ có vậy, Bạch Đằng JSC còn là đại lý mua, đại lý bán và ký gửi hàng hóa.

1.1.3. Mục tiêu kinh doanh

Do ngày nay đang là thời kì bước vào hội nhập với những thử thách và cạnh tranh lớn, nên mục tiêu trước mắt của Bạch Đằng JSC là mở rộng thị trường kinh doanh, tối đa hóa chất lượng sản phẩm. Còn mục tiêu lâu dài của công ty là trở thành một thương hiệu mạnh của Tổng công ty Xây dựng Hà Nội nói riêng và của ngành xây dựng Việt Nam nói chung.

Mục tiêu cụ thể của công ty từ năm 2013-2017 là: Cố gắng tiếp tục duy trì niềm tin và đem lại lợi ích lâu dài cho khách hàng và đối tác, luôn luôn đặt chất lượng công trình và sản phẩm lên hàng đầu. Bên cạnh đó, công ty cũng sẽ tạo môi trường và động lực cho người lao động nhằm tăng cường thúc đẩy quá trình phát triển. Đồng thời, công ty cũng tranh thủ gia tăng cơ hội hợp tác đầu tư và mở rộng thị trường, thường xuyên đổi mới công nghệ sản xuất, và đặc biệt luôn chú trọng đến công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trường sinh thái.

Với những mục tiêu mang tính rõ ràng và nhất quán như vậy, chắc chắn trong tương lai không xa Bạch Đằng JSC sẽ đánh dấu được vị trí và chỗ đứng của mình trên thị trường xây dựng trong và ngoài nước.

1.1.4.  Tình hình sản xuất 3 năm gần đây của công ty

Bảng 1.1. Số liệu về tài chính 3 năm gần đây:

Đơn vị tính: VNĐ

TT Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012
1 Tổng tài sản 29.210.500.780 41.710.312.310 81.466.411.280
2 Tổng nợ phải trả 9.174.156.090 11.516.936.630 19.107.864.620
3 Tài sản ngắn hạn 19.725.248.850 32.425.476.970 72.284.742.090
4 Tổng nợ ngắn hạn 9.174.156.090 11.516.936.630 19.107.864.620
5 Doanh thu 58.427.014.780 73.573.781.180 91.290.906.230
6 Lợi nhuận trước thuế 3.575.262.040 10.157.030.990 32.163.370.980
7 Lợi nhuận sau thuế 3.575.262.040 10.157.030.990 32.163.370.980

Qua bảng số liệu trên ta thấy: Tổng tài sản của công ty tăng với các con số khá ấn tượng. Từ năm 2010 đến năm 2012 đã tăng xấp xỉ 4 lần, trong đó chủ yếu là tài sản ngắn hạn. Doanh thu cũng tăng gần 33 tỷ đồng từ năm 2010 đến năm 2012 làm cho lợi nhận sau thuế tăng gần 33 tỷ đồng. Nguyên nhân của sự tăng trưởng này là do:

Năm 2010 sau 2 năm của cuộc khủng hoảng kinh tế, thị trường xây dựng lại bắt đầu hoạt động và phát triển tại Việt Nam. Nhìn thấy điểm đặc biệt đó, ban lãnh đạo công ty đã không ngừng tìm kiếm khách hàng và chú trọng chủ yếu vào chất lượng sản phẩm để đáp ứng tốt những nhu cầu của khách hàng.

Nhìn vào bảng trên ta thấy: tốc độ tăng của doanh thu chậm hơn tốc độ tăng của lợi nhuận sau thuế. Điều này khẳng định công ty đã điều chỉnh được chi phí của mình.

Do quy mô của công ty ngày một tăng nên nhu cầu sử dụng máy tính và mở rộng văn  phòng làm việc là điều tất yếu. Chính vì thế tổng tài sản của công ty tăng từ xấp xỉ 3 tỷ lên hơn 8 tỷ đồng.

1.2. Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý của công ty

1.2.1. Cơ cấu tổ chức

Trong cơ cấu tổ chức của Bạch Đằng JSC đầu tiên phải kể đến là ban lãnh đạo gồm chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc và phó tổng giám đốc. Họ trực tiếp vạch ra các mục tiêu chiến lược cho công ty.

Tiếp sau đó là giám đốc các khối. Nhìn tổng quan thì công ty chia thành 3 phòng ban chính: phòng tổng hợp, ban quản lí dự án, phòng tài chính kế toán. Giám đốc các phòng ban _những nhà quản trị cấp trung có trách nhiệm quản lý các nhân viên của mình, phân quyền và giao nhiệm vụ cụ thể cho từng xí nghiệp, từng phân xưởng sản xuất, từng đội xây dựng.

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của công ty.Chức năng, nhiệm vụ của hội đồng quản trị: quyết định chiến lược phát triển công ty và quyết định các phương thức huy động vốn. Ngoài ra, hội đồng quản trị còn quyết định các phương án đầu tư và các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Tổng Giám đốc: Là người lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động của công ty, điều hành các bộ phận hoạt động đồng bộ, đạt hiệu quả kinh tế cao. Là người có quyền quyết định mọi vấn đề trong quyền hạn của mình, chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị về việc thực hiện mọi vấn đề được giao.

Phó tổng giám đốc: phụ trách trực tiếp và giao nhiệm cụ thể cho các phòng ban và truyền đạt lại những kế hoạch chiến lược của công ty. Là người trực tiếp giám sát các hoạt động tổ chức và sản xuất của công ty.

 Giám đốc các phòng ban:

+ Giám đốc phòng tổng hợp: Chịu trách nhiệm về bộ phận nhân sự, hành chính và công đoàn. Đây là bộ phận có nhiệm vụ và chức năng về tổ chức cán bộ, sắp xếp lao động, thực hiện chế độ chính sách và quản lý hành chính về các lĩnh vực văn thư, lưu trữ hồ sơ, nhà cửa và trang thiết bị văn phòng khác.

+ Giám đốc ban quản lí dự án: đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về xây dựng kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh ngắn, trung và dài hạn, kí kết các hợp đồng kinh tế cho công ty. Đồng thời đảm nhận và chịu trách nhiệm quản lý việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, đề ra các chính sách cho công ty về các chiến lược kinh doanh.

+ Giám đốc phòng tài chính kế toán: Là người phân công tổ chức quản lý công tác tài chính kế toán, trực tiếp chỉ đạo phòng kế toán.

1.2.1.2. Các xí nghiệp, xưởng sản xuất

Bạch Đằng JSC có rất nhiều các xí nghiệp, xưởng sản xuất bao gồm: Xí nghiệp Dịch vụ, Xí nghiệp xây dựng số 2, Xí nghiệp xây dựng số 3, Xí nghiệp xây dựng số 4, Xí nghiệp SXVL & XD số 5,  Xí nghiệp xây dựng số 6,  Đội thi công số 1,  Xưởng sản xuất nội thất. Các xí nghiệp, xưởng sản xuất này được phân bổ ở nhiều nơi trên toàn quốc và tham gia trực tiếp vào quá trình xây dựng, thi công, hoàn thành các dự án, công trình nhằm đem tới cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất.

1.2.2. Nhân lực của công ty

Tính đến tháng 12 năm 2008, nguồn nhân lực của công ty là 380 người, trong đó có 160 kĩ sư xây dựng và 70 quản trị dự án. Quy mô và chất lượng nguồn nhân lực của công ty ngày càng tăng trong 4 năm tiếp theo. Năm 2009 là 540 người, năm 2010 là 650 người, năm 2011 là 680 người, đặc biệt là năm 2012 là 750 người với 360 kĩ sư xây dựng. Trong năm 2012, số dự án của công ty cũng tăng đáng kể nên số lượng giám đốc dự án và quản trị dự án đều tăng lên. Cụ thể như sau:

Bảng 1.2. Nguồn nhân lực của công ty

Bố trí nhân lực Tháng 12/2008 Tháng 12/2009 Tháng 12/2010 Tháng 12/2011 Tháng 12/2012
Giám đốc dự án 30 30 50 60 70
Quản trị dự án 70 80 100 110 120
Cố vấn nghiệp vụ 20 20 20 10 20
Kỹ sư xây dựng 160 250 300 320 360
Kiểm tra ứng dụng 60 120 130 130 130
Bộ phận hỗ trợ sản xuất 40 40 50 50 50
Tổng cộng 380 540 650 680 750

Theo bảng số liệu trên ta thấy:

  • Quy mô nguồn nhân lực của công ty ngày càng tăng cả về số lượng và chất lượng
  • Quy mô tăng nhanh nhất vào năm 2009 do các nguyên nhân:

+ Do năm 2009 – 1 năm sau khủng hoảng kinh tế, Bạch Đằng JSC đã dần ổn định về tổ chức và cũng đã tìm kiếm được nhiều bạn hàng mà cho đến bây giờ đại đa số những khách hàng đó vẫn đang là khách hàng của công ty.

+ Năm 2009 là một năm khá ổn định của ngành xây dựng.

–     Quy mô nhân lực tăng chủ yếu là do sự tăng lên của số kĩ sư xây dựng trong công ty. Điều này giúp ta khẳng định là chất lượng nhân viên tăng và số dự án của công ty cũng tăng lên đáng kể.

1.2.3. Giới thiệu website của công ty

– Website của công ty: bachdangjsc.vn

+ Sử dụng công nghệ:ASP.Net

+ Tên miền: bachdangjsc.com.vn và bachdangjsc.vn

+ Là kênh giao tiếp điện tử về đối nội và đối ngoại của công ty. Là nơi cung cấp những thông tin chung nhất, cần thiết nhất về công ty: ngày thành lập, cơ cấu tổ chức, các sản phẩm dịch vụ, các đối tác và khách hàng, các thông tin tuyển dụng. Ngoài ra, Website của công ty còn cung cấp thường xuyên các tin tức tài chính, công nghệ và quảng bá thương hiệu, hình ảnh về con người, dự án và các sản phẩm kinh doanh, dịch vụ của công ty. Đồng thời Website còn là nơi thực hiện các giao dịch thương mại điện tử, là diễn đàn để các đối tác, là pháp nhân hoặc phế nhân, những người quan tâm có thể đóng góp ý, trao đổi, cộng tác trên tinh thần các bên cùng có lợi.

1.2.4. Phương hướng cải thiện bộ máy tổ chức trong thời gian tới

Mục tiêu của công ty là đi sâu vào chất lượng sản phẩm và nắm bắt tốt các nhu cầu về nghiệp vụ của khách hàng, có thể vượt qua thử thách của nền kinh tế thị trường, mở rộng thị phần, khẳng định vị trí của công ty, chuyển mình cùng với sự phát triển của nền kinh tế nước nhà với phương châm “Uy tín, chất lượng làm đầu” nhằm khẳng định mình trong lĩnh vực xây dựng và đạt được mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Công ty muốn đạt được điều đó cần phải cố gắng tổ chức bộ máy quản lý của mình có tính chuyên môn hóa cao trong từng bộ phận của bộ máy, cụ thể:

+ Bộ máy quản lý gọn nhẹ, tinh thông nhiệm vụ.

+ Các bộ phận chuyên môn nghiệp vụ phải đáp ứng yêu cầu được giao, giỏi nghề, có trình độ đào tạo.

+ Trang bị vật tư, thiết bị đủ đáp ứng yêu cầu sản xuất và quản lý các sản phẩm phần mềm.

+ Tiếp tục học hỏi và tiếp thu công nghệ mới, tiên tiến nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và đa dạng hóa sản phẩm của mình.

+ Phát triển theo chiều rộng và chiều sâu để mở rộng quy mô sản xuất, nhằm tăng lợi nhuận.

Phần 2

THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT, SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY

2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT và sử dụng HTTT của công ty

Theo sự nghiên cứu của em thông qua các tài liệu và trang web cá nhân của nhân viên công ty và qua phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý của Bạch Đằng JSC rút ra kết luận, doanh nghiệp đã ứng dụng xây dựng HTTT Tích Hợp theo hai chuẩn ISO sau đây:

+ Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) ISO 9001:2008

+ Hệ thống Quản lý an ninh thông tin (ISMS) ISO/IEC 27001:2005.

Là công ty chuyên hoạt động về lĩnh vực thiết kế các dự án, các công trình xây dựng nên yêu cầu về hệ thống thông tin của công ty rất đặc trưng. Công ty áp dụng phương pháp tin học hóa đồng bộ, tất cả các bộ phận trong công ty đều được ứng dụng công nghệ thông tin và các phần mềm ứng dụng, có hệ thống máy chủ quản lý toàn bộ hoạt động của các máy trạm, máy cá nhân khác. Điều này tạo nên sự nhất quán trong bộ máy tổ chức và tránh được sự trùng lặp, dư thừa thông tin. Mô hình hệ thống thông tin của công ty cụ thể như sau:

2.1.1. Phần cứng

Phần cứng là một trong số những yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin của Bạch Đằng JSC. Nó là công cụ kĩ thuật để thu thập, xử lý, truyền thông tin, hỗ trợ hoạt động trong HTTT của công ty. Và dưới đây là mô hình thiết kế phần cứng của công ty.

Mô hình thiết kế phần cứng của Bạch Đằng JSC sử dụng đường truyền tích hợp số ISDN kết nối với Router, sau đó kết nối tới Hub và từ Hub cắm cáp vào máy chủ Proxy server, Mail server và Web server, đồng thời đăng ký tên miền của công ty trên mạng Internet để có thể đưa trang Web của công ty lên mạng Internet, và dịch vụ mail của công ty không chỉ là mail nội bộ. Máy chủ Proxy Server được sử dụng nhằm bảo vệ mạng nội bộ một cách an toàn với Internet. Mặt khác, bộ phận quản trị mạng của công ty có thể kiểm soát được sự truy cập Internet của các máy tính bên trong mạng nội bộ. Để đảm bảo mạng hoạt động ổn định, công ty còn có 2 máy chủ nữa là Mail Server, Web Server. Ba máy này kết nối trực tiếp đến Switch và từ Switch dẫn cáp đến các máy trong các phòng của công ty.

 

2.1.2. Phần mềm

2.1.2.1. Phần mềm ứng dụng và phần mềm hỗ trợ

Công ty sử dụng phần mềm MISA SME 2012 ( phần mềm quản lý chung toàn bộ hệ thống kế toán trong công ty ). Phần mềm được thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA SME 2012 tích hợp hàng loạt những tính năng ưu việt, tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán, dữ liệu tài chính được cập nhật từng giây, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho công ty trong công tác hạch toán kế toán. Phần mềm MISA SME 2012 có ưu điểm là luôn cập nhật theo chế độ kế toán tài chính mới nhất, chi phí đầu tư thấp và  hiệu quả cao, dịch vụ hỗ trợ rộng khắp và đa dạng, là công cụ phân tích tài chính chuyên nghiệp và có tính bảo mật cao. Tuy nhiên bên cạnh đó MISA SME 2012 vẫn còn chứa đựng 1 số nhược điểm như chưa có giao diện đa ngôn ngữ, chưa có chức năng quản lý hợp đồng.

Ngoài ra, công ty còn sử dụng phần mềm CendiBuilding 2 (phiên bản 2012) – phần mềm quản lý chi phí thi công cho nhà thầu xây dựng. CendiBuilding 2 là phần mềm có khả năng quản lý và phân loại chi phí thi công, hỗ trợ tổng hợp nhiều báo cáo cần thiết và chính xác, qua đó giúp người quản lý luôn theo sát tình hình tài chính vào bất kỳ thời điểm nào. Ưu điểm của CendiBuilding 2 là hệ thống mang tính mở, có tính bảo mật cao, và giá cả hợp lý. Tuy nhiên, hạn chế của CendiBuilding là vẫn yêu cầu cấu hình máy tính để cài đặt và cài đặt vẫn còn tương đối khó.

2.1.2.2. Phần mềm bảo mật

Công ty đã sử dụng FireWall (cứng và mềm), antivirut (BKAV Pro), Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net), mail antivirut (sccurity Plus for Mdea, Symantex (dùng cho các máy cá nhân) để đảm bảo an toàn cho hệ thống máy tính khỏi những tấn công hoặc xâm nhập bất hợp pháp. Các phần mềm bảo mật này có ưu điểm chung là giao diện tốt, dễ sử dụng, chi phí hợp lý, có khả năng phát hiện ngăn chặn virus tốt và khử mã độc tốt. Nhược điểm là làm chậm thời gian khởi động máy tính và quá trình sao chép tập tin.

2.1.3. Mạng

Công ty sử dụng cáp quang Fiber office 35M, 1 Router Tplink R480T+, ngoài ra còn sử dụng Switch để chia nhỏ các cổng mạng cho toàn hệ thống máy tính của công ty. Công ty sử dụng mạng LAN, mạng Internet, mạng Intranet, mạng WAN để phục vụ cho hoạt động sản xuất cũng như trao đổi, tìm kiếm thông tin trong doanh nghiệp.

2.1.4. Cơ sở dữ liệu

2.1.4.1. Sử dụng và phân quyền

Bạch Đằng JSC đã thực hiện phân quyền CSDL theo dự án, những người đang đảm nhiệm cùng 1 dự án thì có thể sử dụng chung dữ liệu cho dự án, những dữ liệu chung của công ty như (các chính sách, chiến lược, lịch hoạt động ngoại khóa, các phần mềm ứng dụng) thì tất cả nhân viên trong công ty đều có quyền sử dụng như nhau.

2.1.4.2. Lưu trữ dữ liệu

Dữ liệu của công ty trên client sau đó trả về cho server. Dữ liệu được lưu trên server, được thiết lập theo ngày và do các nhà quản trị mạng của quản lý để đảm bảo tính an toàn bảo mật, nhất quán, chính xác các thông tin, dữ liệu của công ty.

2.1.4.3. Phương thức thu thập, xử lý và truyền thông tin

Phương thức thu thập thông tin: Thông tin được thu thập qua điện thoại, Internet, qua các bản ghi, và từ hệ thống máy tính cá nhân của doanh nghiệp.

Nhập dữ liệu: Tùy theo nội dung được yêu cầu mà xây dựng chương trình nhập dữ liệu theo một trong hai phương thức nhập sau đây:

– Nhập 2 lần độc lập

– Nhập một lần và kiểm lỗi

Xử lý dữ liệu: Dữ liệu được xử lý thông qua phần mềm xử lý dữ liệu, kỹ thuật viên xử lý dữ liệu tiến hành sao chép và phân tích thông tin có được từ dữ liệu thô.

2.1.4.4. Sơ đồ hệ thống quản lý dữ liệu

Sơ đồ 2.1. Hệ thống quản lý dữ liệu

Qua sơ đồ trên ta thấy: Hệ thống quản lý dữ liệu của Bạch Đằng JSC mang tính bảo mật rất cao bao gồm 4 bước: Nhập dữ liệu, Xử lý dữ liệu, Kiểm tra dữ liệu và Kết xuất. Sau khi thu thập dữ liệu thì người quản trị hệ thống sẽ nhập dữ liệu vào hệ thống, tại đây hệ thống sẽ phân loại các dữ liệu để có thể xác định những phần mềm xử lý cụ thể tương thích với từng loại dữ liệu cho phù hợp và thực hiện tiến hành xử lý các dữ liệu. Bước tiếp theo, hệ thống sẽ tiến hành lưu trữ dữ liệu, kiểm tra dữ liệu và kết xuất dữ liệu theo quyền sử dụng. Với quy trình quản lý dữ liệu được tiến hành chặt chẽ và logic như trên nên các dữ liệu của Bạch Đằng JSC luôn được đảm bảo ở mức an toàn, bảo mật cao nhất.

2.1.5. Con người

2.1.5.1. Người quản trị hệ thống

Là người có nhiệm vụ cung cấp tình hình, số liệu, phương thức xử lý, công thức tính toán…trong nội bộ công ty và với các công ty, tổ chức khác. Đây cũng là người có kiến thức về các hoạt động nghiệp vụ của công ty, được đào tạo rất bài bản và hiểu biết về phần cứng, phần mềm, biết đánh giá các phần mềm hệ thống, phần mềm chuyên dụng cho 1 ứng dụng đặc thù. Có thể nói, người quản trị hệ thống là người chiếm giữ một vị trí đặc biệt trong HTTT của công ty.

2.1.5.2. Người sử dụng hệ thống:

Là toàn bộ các nhân viên của các phòng ban trong công ty. Họ sử dụng và phát hiện những ưu, nhược điểm của hệ thống; đề xuất hướng giải quyết để hệ thống thông tin của công ty ngày 1 hoàn chỉnh.

▬► Tất cả 5 yếu tố trên đã tương tác và tạo nên một hệ thống thông tin hoàn chỉnh, hỗ trợ rất nhiều hoạt động của công ty. Tuy chưa phải là một hệ thống toàn vẹn nhưng hệ thống thông tin đã đóng góp không nhỏ vào sự thành công của công ty, có thể nói nó là một bộ xương sống cho mọi hoạt động của công ty.

2.2. Công tác quản trị HTTT của công ty

Hệ thống thông tin được trung tâm mạng thông tin của công ty quản lý và đảm nhận vận hành kỹ thuật hệ thống. Trung tâm mạng quản lý kĩ thuật, vận hành các hệ thống hạ tầng mạng Intranet, quản lý vận hành các kết nối Internet, quản lý website, cấp phát và phân quyền sử dụng cho những người sử dụng cuối và đảm bảo kết nối hệ thống với hệ thống thông tin khác.

 

2.2.1. Chiến lược phát triển hệ thống

Mục tiêu của Bạch Đằng JSC là trong năm 2013 sẽ tiếp tục hoàn thiện và nâng cấp HTTT lên một tầm cao mới nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng công nghệ của công ty. Cụ thể là:

Phát triển HTTT theo cơ cấu, quy mô hợp lý để đáp ứng được đầy đủ nhu cầu thông tin, dữ liệu của người sử dụng, phù hợp với sự phát triển kinh tế – xã hội của đất nước, đồng thời theo kịp khả năng và trình độ phát triển HTTT của các nước trong khu vực và quốc tế.

Đổi mới và hiện đại hoá cơ sở hạ tầng về thông tin; sắp xếp, củng cố hệ thống thông tin phù hợp với yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, bảo đảm trật tự, hiệu quả, từng bước xây dựng hệ thống thông tin có chất lượng khoa học và chất lượng nghiệp vụ cao.

Không ngừng học hỏi và nghiên cứu để sớm có các chính sách cụ thể về hợp tác, liên doanh, liên kết với nước ngoài trên lĩnh vực HTTT nhằm thu hút vốn đầu tư, kinh nghiệm quản lý, kỹ năng, kỹ xảo và công nghệ hiện đại của nước ngoài.

2.2.2. Xây dựng hệ thống thông tin nhằm cải thiện công tác tiếp cận khách hàng

Bạch Đằng JSC tập trung vào khách hàng và cung cấp cho khách hàng những sản phẩm độc đáo nhất. Trên trang web của công ty đăng rất nhiều những giải pháp và giới thiệu những sản phẩm đã và đang hoàn thành của công ty nhằm mang lại cho khách hàng những chiến lược đúng đắn. Ngoài ra, còn tạo lòng tin cho khách hàng để họ yên tâm đến với những sản phẩm dịch vụ của công ty.

2.2.3. Đào tạo nguồn nhân lực đủ khả năng sử dụng HTTT và sử dụng HTTT  hiệu quả

Là một công ty về lĩnh vực xây dựng, Bạch Đằng JSC rất chú trọng tới đội ngũ nhân viên của mình. Với chiến lược khai thác nguồn nhân lực theo chiều sâu, Bạch Đằng JSC  không chỉ coi trọng công tác tuyển dụng nhân sự với yêu cầu cao về trình độ chuyên môn và các kỹ năng mềm mà công ty còn không ngừng đào tạo đội ngũ nhân viên của mình. Nhân viên trong Bạch Đằng JSC luôn được đào tạo và tiếp cận công nghệ hiện đại, tiên tiến nhất để bắt kịp với tốc độ phát triển công nghệ của thời đại. Mục tiêu của Bạch Đằng JSC là sẽ đào tạo một nguồn nhân lực vững mạnh đủ khả năng sử dung HTTT và sử dụng HTTT hiệu quả để góp phần mang lại lợi ích và thành công cho công ty.

 

Phần 3

NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT

3.1. Nhận xét chung

Là một công ty cổ phần hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh trong ngành xây dựng, Bạch Đằng JSC đang dần đánh dấu vị thế và chỗ đứng của mình trên thị trường. Giai đoạn trước đây, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xây dựng theo yêu cầu của khách hàng. Hiện nay, công ty đã mở rộng và đổi mới phương pháp làm việc, không chỉ sản xuất theo yêu cầu mà còn phân tích và đưa ra các giải pháp cho phía khách hàng. Với đội ngũ nhân viên giỏi về chuyên môn và am hiểu về các nghiệp vụ công ty đã làm vừa lòng khách hàng của mình và tạo niềm tin cho các khách hàng tiềm năng tìm đến và sử dụng các sản phẩm dịch vụ của công ty.

Do những đặc thù về hoạt động và tổ chức nên công ty cũng phân tích, thiết kế và cài đặt hệ thống thông tin của mình phù hợp với những đặc thù đó. Với khối lượng dữ liệu lớn, công ty cũng cài đặt những công cụ hỗ trợ như file server, hệ thống máy chủ ảo và card rời để lưu trữ dữ liệu hiệu quả nhất. Xong bên cạnh những ưu điểm, trong quá trình sử dụng và vận hành hệ thống công ty vẫn còn 1 số những hạn chế và không thể thiếu những khó khăn, thách thức. Cụ thể:

3.1.1. Ưu điểm

Công ty đã định hướng sớm được kế hoạch công tác. Các dữ liệu nguồn và dữ liệu đích được lưu trữ và sử dụng hiệu quả, an toàn và linh hoạt. Công việc cũng được hỗ trợ một cách tối ưu, dữ liệu được chia sẻ theo dự án, tránh được sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu. Ngoài ra, còn tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc chia sẻ và lưu trữ dữ liệu, đồng thời quản lý được dữ liệu của công ty và dữ liệu cũng được lưu trữ khoa học theo từng dự án.

3.1.2. Hạn chế

Hạ tầng kỹ thuật CNTT của công ty vẫn chưa đảm bảo được tính đồng bộ, chưa đáp ứng được toàn bộ yêu cầu trao đổi thông tin giữa các phòng ban với nhau, việc đầu tư cho mạng nội bộ còn triển khai chậm, các cơ sở dữ liệu, các hệ thống bảo đảm an toàn, bảo mật còn chưa cao.

Hệ thống thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành, quản lý chưa thực sự phát triển, mức độ, hiệu quả ứng dụng CNTT trong đơn vị còn chưa cao, các chức năng hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định quản lý, hỗ trợ nhân viên làm việc vẫn còn gặp nhiều khó khăn, nội dung thông tin trên các website chưa thực sự được cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chưa đáp ứng được hết nhu cầu thông tin của khách hàng, đối tác và bản thân nội bộ doanh nghiệp.

3.1.3. Thách thức

Công ty luôn phải đối mặt với thách thức về đổi mới tổ chức, phương thức quản lý, quy trình điều hành, đồng bộ với thực hiện ứng dụng CNTT để hoạt động hiệu lực, hiệu quả và minh bạch. Xuất hiện nhu cầu tối ưu hóa nguồn lực (bao gồm nhân lực, tài lực) và yêu cầu phải gắn kết, phối hợp đồng bộ ứng dụng CNTT với chương trình hoạt động phát triển của đơn vị.

Các nhà quản trị công ty phải có các định hướng chiến lược phù hợp với hoạt động của hệ thống. Điều này có thể gây mất tập trung cho ban lãnh đạo công ty khi xác định các kế hoạch chiến lược chung của công ty.

3.2. Những tồn tại và hướng giải quyết.

3.2.1. Những tồn tại về công nghệ và hướng giải quyết

+ Hiện nay công ty sử dụng đồng thời Forum và Website, nhưng vấn đề xảy ra ở đây là Forum sử dụng PHP mà Website lại đang sử dụng ASP.NET.  Hai công nghệ này không tương thích, có thể sẽ gây xung đột trong hoạt động và gây nên sự tốn kém cho công ty. Vì vậy hướng giải quyết là chuyển về công nghệ IIS chung cho Forum và Website để đưa về cổng 80 (http) sẽ khắc phục được nhược điểm trên.

+ Sử dụng bộ lọc (fire wall mềm) dựa trên công nghệ ISA server 2006, trong khi đó, hiện nay đã xuất hiện rất nhiều công nghệ tiên tiến, hiện đại hơn. Hướng khắc phục: sử dụng công nghệ Widgate thay cho ISA server để đảm bảo an toàn thông tin.

+ Xây dựng hệ thống thương mại điện tử để quảng cáo các sản phẩm của mình và thu hút khách hàng đến với công ty.

+ Sử dụng công nghệ Mdeaman 10.1 để phát triển mail. Công nghệ này đã có từ lâu đời nên hạn chế về các ứng dụng tiên tiến. Hướng khắc phục: Cải tiến công nghệ, sử dụng công nghệ Exchange để có được những hỗ trợ về chức năng mới, tiện ích hơn.

 

 

3.2.2. Giải pháp chung cho công ty trong thời gian tới

+ Nhanh chóng kiện toàn bộ máy tổ chức, ổn định về chuyên môn cho ban lãnh đạo và nhân viên của công ty.

+ Phát huy thế mạnh về văn hóa doanh nghiệp, xây dựng và thực thi các chính sách ưu đãi cụ thể để thu hút lực lượng chuyên môn kỹ thuật, có tay nghề, trình độ và chuyên môn cao.

3.2.3. Hướng đề tài khóa luận

Sau khi tìm hiểu thực tế về thông tin cũng như tình hình phát triển của công ty, em xin đưa ra 2 hướng đề tài khóa luận :

+ Đề tài 1: Ứng dụng phần mềm CRM để hỗ trợ, phát triển quá trình Marketing tại công ty cổ phần Bạch Đằng.

Đây là đề tài mà em nghĩ là mình có kiến thức vững nhất sau đợt thực tập vì em đã được thực tế tham gia làm việc tại phòng marketing của công ty, hơn nữa đây cũng là một khâu rất quan trọng để giúp công ty có thể nâng cao việc duy trì khách hàng đối với sản phẩm và dịch vụ mà mình cung cấp. Do đó em xin đề xuất đề tài này là đề tài chính mà em sẽ nghiên cứu trong quá trình làm khóa luận.

+ Đề tài 2:  Phân tích, đánh giá chu trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại công ty cổ phần Bạch Đằng.

Đây cũng là 1 đề tài tương đối hay và cũng khá thuận lợi cho em vì em cũng đã được tìm hiều tại công ty.

 

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ………………………………………………………. iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ………………………………………………………………………………….. iv

LỜI MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………………………………….. v

Phần 1: QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH, PHÁT TRIỂN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY   1

1.1. Quá trình hình thành và phát triển. 1

1.1.1. Thông tin chung về công ty Bạch Đằng. 1

1.1.2. Ngành nghề kinh doanh. 1

1.1.3. Mục tiêu kinh doanh. 2

1.1.4.  Tình hình sản xuất 3 năm gần đây của công ty. 2

1.2. Đặc điểm bộ máy tổ chức quản lý của công ty. 3

1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 3

1.2.1.1. Ban lãnh đạo: 4

1.2.1.2. Các xí nghiệp, xưởng sản xuất 4

1.2.2. Nhân lực của công ty. 5

1.2.3. Giới thiệu website của công ty. 6

1.2.4. Phương hướng cải thiện bộ máy tổ chức trong thời gian tới 6

Phần 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT, SỬ DỤNG HTTT VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HTTT CỦA CÔNG TY.. 7

2.1. Thực trạng ứng dụng CNTT và sử dụng HTTT của công ty. 7

2.1.1. Phần cứng. 7

2.1.2. Phần mềm.. 9

2.1.2.1. Phần mềm ứng dụng và phần mềm hỗ trợ. 9

2.1.2.2. Phần mềm bảo mật 9

2.1.3. Mạng. 9

2.1.4. Cơ sở dữ liệu. 10

2.1.4.1. Sử dụng và phân quyền. 10

2.1.4.2. Lưu trữ dữ liệu. 10

2.1.4.3. Phương thức thu thập, xử lý và truyền thông tin. 10

2.1.4.4. Sơ đồ hệ thống quản lý dữ liệu. 10

2.1.5. Con người 11

2.1.5.1. Người quản trị hệ thống. 11

2.1.5.2. Người sử dụng hệ thống: 11

2.2. Công tác quản trị HTTT của công ty. 11

2.2.1. Chiến lược phát triển hệ thống. 12

2.2.2. Xây dựng hệ thống thông tin nhằm cải thiện công tác tiếp cận khách hàng. 12

2.2.3. Đào tạo nguồn nhân lực đủ khả năng sử dụng HTTT và sử dụng HTTT  hiệu quả. 12

Phần 3: NHẬN XÉT VÀ KẾT LUẬN CHUNG VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA HTTT.. 13

3.1.1. Ưu điểm.. 13

3.1.2. Hạn chế. 13

3.1.3. Thách thức. 14

3.2. Những tồn tại và hướng giải quyết. 14

3.2.1. Những tồn tại về công nghệ và hướng giải quyết 14

3.2.2. Giải pháp chung cho công ty trong thời gian tới 15

3.2.3. Hướng đề tài khóa luận. 15

 

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

 

TÊN BẢNG NỘI DUNG
Bảng 1.1 Số liệu về tài chính 3 năm gần đây của công ty
Bảng 1.2 Nguồn nhân lực của công ty
Mô hình Thiết kế phần cứng của công ty
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Bạch Đằng.
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ hệ thống quản lý dữ liệu

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TỪ VIẾT TẮT GIẢI NGHĨA
HTTT Hệ thống thông tin
SJC Joint Stock Co.
HĐQT Hội đồng quản trị
SXVL & XD Sản xuất vật liệu và xây dựng
CNTT Công nghệ thông tin
CSDL Cơ sở dữ liệu
ĐKKD Đăng kí kinh doanh

LỜI MỞ ĐẦU

Thực tập tốt nghiệp là một sự kiện quan trong trong suốt quá trình học tập, nó giúp cho sinh viên có cơ hội được tiếp xúc với các vấn đề thực tế bên ngoài so với lý thuyết đã học. Vì vậy với những kiến thức đã học, em muốn vận dụng kiến thức đó để tiến hành phân tích, đánh giá các lĩnh vực hoạt động thực tiễn cơ bản của doanh nghiệp và củng cố lại những kiến thức đã học, rút ngắn khoảng cách giữa lý thuyết và thực hành.

Do đó để thuận lợi hơn cho công việc thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp của mình, em đã lựa chọn cho mình cơ sở thực tập là Công Ty CP Bạch Đằng. Tại đây được sự giúp đỡ của ban Giám đốc công ty, các phòng ban chức năng và các đồng nghiệp đã tạo điều kiện cho em trong quá trình thu thập các số liệu, giúp cho công việc phân tích, đánh giá các hoạt động thu thập xử lý thông tin, thực trạng xây dựng và sử dụng hệ thống thông tin được thực hiện một cách thuận lợi và nhanh chóng. Vì  vậy đã giúp em hoàn thành tốt quá trình TTTN và hoàn thiện báo cáo tổng hợp của mình.

Bản báo cáo thực tập tổng hợp gồm có 3 phần:

Phần I : Quá trình hình thành, phát triển và cơ cấu tổ chức của Công Ty.

Phần II : Thực trạng sử dụng h

ệ thống thông tin và công tác quản trị hệ thống thông tin của công ty.

Phần III : Nhận xét và kết luận chung về tình hình sử dụng HTTT.

Bản báo cáo này được hoàn thành với sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của giảng viên ThS. Cù Nguyên Giáp và các thầy cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế Trường Đại học Thương Mại, các đồng nghiệp, cùng các phòng ban tại công ty CP Bạch Đằng. Em xin chân thành cám ơn vì sự giúp đỡ quý báu đó đã giúp em hoàn thành bản báo cáo này.

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài báo cáo thực tập này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến giảng viên Th.s. Cù Nguyên Giáp, đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết báo cáo thực tập.

Em chân thành cảm ơn quý Thầy Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế, Trường Đại học Thương Mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập. Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang qúy báu để em bước vào đời một cách vững chắc và tự tin.

Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty CP Bạch Đằng đã cho phép và tạo điều kiện thuận lợi để em thực tập tại Công ty. Em xin gửi lời cảm ơn đến các Anh, các Chị tại phòng Marketing đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu.

Cuối cùng, em kính chúc quý Thầy Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý. Đồng kính chúc các Cô Chú, Anh Chị trong Công ty cổ phần Bạch Đằng luôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc.

                                                   

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *